Datenschutzerklärung

Hinweise zur Datenverarbeitung Auch in den Anwaltskanzleien hat längst die moderne Informationstechnologie Einzug gehalten. Damit wir zügig, erfolgreich und auf dem neuesten Stand der Technik für Sie tätig werden können, sind die Erhebung und Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Wir geben Ihnen hierzu die nachfolgenden Hinweise und dürfen Sie schon jetzt bitten, uns bei Fragen und/oder Bedenken jederzeit persönlich anzusprechen. Im Einzelnen gilt – unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) – Folgendes: Bitte sprechen Sie uns bei Rückfragen jederzeit an. 1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO ist: Rechtsanwalt Zeynel Kara, Alfredstr. 81, 45130 Essen E-Mail: support@rechtly.de Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. 2. Allgemeine Hinweise Wir verwenden alle Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Nachfolgend werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben und speichern. Außerdem erhalten Sie Informationen darüber, wie und wozu diese Daten verwendet werden und welche Rechte Ihnen im Hinblick auf die Verwendung der Daten zustehen. 3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten Bei Mandatierung erhebt Rechtly folgende Daten: • Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse • Angaben zur beruflichen Funktion, Unternehmensdaten • Für die Mandatsbearbeitung relevante Informationen (z. B. Vertragsunterlagen, Finanzdaten) • Je nach Mandatsart weitere erforderliche Daten (z. B. Registerangaben, Lohnbuchhaltungsdaten) 4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Mandatsbearbeitung, Kommunikation, Rechnungsstellung, Abwicklung von Ansprüchen sowie zur Information über Leistungen und Entwicklungen bei Qara.Legal. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, c, f DSGVO. Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um Sie als unseren Mandanten/unsere Mandantin bzw. Ansprechpartner auf Mandantenseite identifizieren zu können, um mit Ihnen korrespondieren und/oder sonst in Kontakt treten zu können, um Sie bzw. Ihr Unternehmen verantwortungsvoll und erfolgreich anwaltlich beraten und vertreten zu können, um bei der Rechtsschutzversicherung (soweit vorhanden) eine Deckungszusage einholen zu können, um ggf. einen Prozesskosten- oder Verfahrenskostenhilfeantrag für Sie stellen zu können, zur Rechnungsstellung, um eventuelle Haftungsansprüche Ihrerseits bzw. seitens des Unternehmens gegen uns abwickeln zu können, um etwaige (Zahlungs-)Ansprüche unsererseits gegen Sie bzw. Ihr Unternehmen verfolgen und durchsetzen zu können, zur Durchführung einer wirksamen Kollisionskontrolle. Mit Ihrer Einwilligung verarbeiten und nutzen wir die Daten: Anrede, Vorname, Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse, Unternehmen, auch, um Sie über Neuigkeiten in unserer Kanzlei, neue rechtliche und steuerrechtliche Entwicklungen, von uns angebotene Veranstaltungen und unsere Dienstleistungen zu informieren und diese zu bewerben. Die Verarbeitung und Nutzung erfolgt in diesem Fall gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. A, 7 DSGVO. Diese Daten werden genutzt und zu dem vorbenannten Zweck gespeichert, solange Sie der Datenverarbeitung nicht widersprechen. Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unserer Beauftragung durch Sie bzw. Ihres Unternehmens oder aufgrund Ihrer Anfrage. Sie ist zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beiderseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO). Ihre Daten werden sowohl digital als auch in Papierform gespeichert bzw. gesammelt. Die von uns im Rahmen der Mandatierung erhobenen personenbezogenen Daten werden über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinaus, die sich für Rechtsanwälte und Steuerberater aus § 50 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) und § 66 Abs. 1 des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) ergibt, im Hinblick auf Verjährungsfristen längstens für elf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, gespeichert bzw. aufbewahrt und danach gelöscht bzw. vernichtet. Etwas anderes gilt nur, sofern wir aufgrund sonstiger gesetzlicher Bestimmungen (z.B. der Abgabenordnung, des Geldwäschegesetzes) zu einer längeren Speicherung/Aufbewahrung verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO), und/oder Sie bzw. Ihr Unternehmen - etwa im Hinblick auf eine spätere Fortsetzung unserer Mandatsbeziehung in eine längerfristige Speicherung/Aufbewahrung Ihrer Daten eingewilligt bzw. uns zu einer solchen aufgefordert haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO). Nach Beendigung der Aufbewahrungsfrist lassen wir die in Papierform vorhandene (Hand-) Akte unter Wahrung jeglicher Vertraulichkeit durch ein zertifiziertes Unternehmen in verschlossenen Behältern abholen und anschließend vernichten. 5. Dauer der Speicherung Personenbezogene Daten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für bis zu elf Jahre nach Mandatsende gespeichert. Nach Ablauf erfolgt eine datenschutzkonforme Löschung/Vernichtung. 6. Weitergabe an Dritte Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie zur Mandatsbearbeitung erforderlich ist (z. B. Gerichte, Gegner, Rechtsanwälte). Alle externen Dienstleister sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken erfolgt grundsätzlich nicht. Die Datenweitergabe erfolgt nur, soweit dies für die ordnungsgemäße Abwicklung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO). Das betrifft insbesondere die Weitergabe von Daten und Informationen an (Verfahrens-) Gegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie an Gerichte und/oder andere öffentliche Stellen zum Zweck der Durchsetzung und/oder Verteidigung der Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem jeweiligen Empfänger ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Das Berufsgeheimnis (Anwaltsgeheimnis, Steuerberatergeheimnis) bleibt unberührt. Selbstverständlich erfolgt eine Weitergabe von Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, an Dritte nur in Ihrem wohlverstandenen Interesse bzw. in dem des Unternehmens und in Absprache mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen. Näheres ergibt sich aus der uns erteilten Vollmacht und ggf. aus einem gesondert geschlossenen Mandatsvertrag. Diejenigen Mitarbeiter unserer Kanzlei, die mit den Daten in Kontakt gelangen, unterliegen wie wir selbst einer strengen Verschwiegenheitsverpflichtung, deren Einhaltung wir ständig überwachen. Auch sonstige Personen, mit denen wir zusammenarbeiten und die in Kontakt mit den Daten gelangen oder gelangen könnten (z.B. IT-Dienstleister, Übersetzer), wurden oder werden von uns schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet und machen sich – worauf sie ebenfalls ausdrücklich hingewiesen wurden oder werden – im Fall eines Verstoßes selbst strafbar. 7. Ihre Rechte als betroffene Person Sie haben das Recht, • gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung uns gegenüber jederzeit zu widerrufen; • Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer vorherigen Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf hat nur zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. • gem. Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen; • Insbesondere können Sie Auskunft verlangen über • die Verarbeitungszwecke, • die Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden oder wurden, • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt werden oder wurden, • die geplante Speicherdauer, • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts, • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, • die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für Sie. • gem. Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern diese unvollständig sind; • gem. Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich ist • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke, • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. • gem. Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen; Dies gilt, soweit • die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, • die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung der Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Datennutzung verlangen, • wir die Daten nicht länger benötigen, Sie jedoch die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, • Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. • gem. Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen; • gem. Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren; • In der Regel können Sie sich hierbei an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden. 8. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. 9. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO) Im Rahmen der Zusammenarbeit mit der digitalen Plattform Rechtly werden unterstützende Technologien eingesetzt, um die Mandatsbearbeitung effizienter zu gestalten. Dabei kommen strukturierte Automatisierungsprozesse zum Einsatz, die insbesondere für eine erste Vorstrukturierung von Fällen oder zur systematischen Auswertung hochgeladener Dokumente genutzt werden. Diese Prozesse beinhalten u. a.: interne Prozessautomatisierung durch das Workflow-Tool n8n KI-gestützte Textanalyse über die API von OpenAI (ChatGPT), z. B. zur strukturierten Texterkennung in hochgeladenen PDFs automatische Vorbewertung von Falltypen oder Dokumentenvollständigkeit Es findet keine vollautomatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Jede rechtliche Einordnung oder Empfehlung erfolgt ausschließlich durch qualifizierte Personen, insbesondere durch einen bei Qara.Legal zugelassenen Rechtsanwalt. Die automatisierten Vorgänge dienen lediglich der vorbereitenden Unterstützung und Arbeitserleichterung. 10. Technische Infrastruktur & Hosting Die technische Infrastruktur der digitalen Komponenten erfolgt unter Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen. Die verwendeten Dienste im Rahmen der Mandatsbearbeitung umfassen u. a.: Render.com und Vercel.com: Hosting von Webanwendungen (z. B. das Mandanten- und Gutachterportal) MinIO: Speicherung hochgeladener Dateien (z. B. Schadensgutachten, Führerscheinbilder), gehostet auf eigenen Servern MongoDB: Speicherung strukturierter Falldaten auf eigenen Servern mit kontrolliertem Zugriff OpenAI (ChatGPT API): Eingesetzt zur Texterkennung und Dokumentenanalyse. Die Nutzung erfolgt nur nach aktiver Nutzerinteraktion; es werden keine Profile erstellt oder personenbezogene Daten außerhalb des beauftragten Vorgangs verarbeitet Alle Dienste sind technisch abgesichert, verschlüsselt und unterliegen internen Zugriffsbeschränkungen. Es erfolgt keine Weitergabe von Daten an Dritte außerhalb der Zweckbindung, insbesondere nicht in unsichere Drittländer ohne geeignete Garantien im Sinne der DSGVO.